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沟通即管理 用友超客企业空间的减法运算
2015年11月9日 10:56  CCTIME飞象网  

    随着企业信息化的日渐完善,OA、ERP等信息化系统已逐步在企业内普及,微信企业号、钉钉等移动端产品也在逐渐上线,但企业管理者却发现依然存在不少问题:随着企业越来越大,复杂组织架构、重复事务、长流程等带来诸多问题,企业效率越来越低。

    企业内部琐碎、繁杂、重复事务累累

    企业业务、管理过程中,大量事务是琐碎而繁杂的,同时事务分支繁多没有一个清晰的处理流程,导致出现很多重复的事情,增加了工作量并且降低工作效率。

    以HR办理新人入职,这一企业内基础部门的最普遍场景为例,新人入职工作要涉及新人入职培训、新人引导等,传统的处理方式既没有规范流程,每次新人入职都不得不重复同样的培训、交流,屡次发同样的公司制度邮件等等;同时又牵涉多个工作部门,对于公司相关部门来说要耗费大量的时间和精力。

    另一方面,对于入职新人来说,刚进入工作岗位,需要一段时间来了解工作内容、适应工作岗位要求,进入工作状态缓慢。同时,面对新的同事一下子难以记住每个人的名字,会导致新人对环境的抵触感,在公司没有归属感,影响工作效率。

    但HR同时还有大量并发事务,难不成每次新人入职就要将所有时间都花费于此?

    事实上,类似的事情普遍存在于企业日常业务中,往往也是这些琐碎繁杂、重复性高的事务,拖慢了企业发展脚步,让企业管理者倍感头痛,他们期望用OA、钉钉甚至微信去协调这些事宜。诚然,OA、钉钉等能够解决一定问题,比如新人入职过程中,将资料、制度放到文库中,让员工了解工资基本信息、规章制度等,但其核心还是组织型管理,无法扁平化的让新人快速深入了解公司氛围、同事性格等。再比如邮件,作为企业沟通常用工具,发送方不知道谁看了谁没看,不能及时通知到位;收件方每天上百甚至数百封邮件,令人头痛。

    企业空间,沟通即管理

    对于这些问题,企业空间有着自己的考虑。“只有将制度性流程性的管理模式转变成一种以人为中心的管理的模式,以沟通驱动整个管理,沟通越顺畅,管理的效率就越高。”

    企业空间是用友集团第一家独立互联网公司用友超客旗下产品,其理念是沟通即管理,致力于以社交化沟通、协作的方式帮助企业的运营与管理。企业空间中为企业沟通场景提供企业微信、企业微博、微邮以及嘟嘟通话等多种方式,为不同场景的沟通提供全面支持。

    企业微信不必多说,即时通讯的基本功能,但需声明的企业空间中的企业微信,即使是新加入聊天组的成员也可以对历史信息进行回溯,查看未加入前的聊天记录、文件,而这是微信以及其他toB产品的即时通讯所不具备的。

    企业空间整体组织架构的设计是采用多空间多团队的连接,各空间、各团队平时的博客、公告、投票、讨论等,都可以用“@”、文字、图片、语音、视频、LBS等微博发言形式完成互动。

    嘟嘟通话是依托用友移动通信公司支持的多方会议通话服务,多方通话也就意味着无需多次与多人重复沟通。

    微邮是一种社交化的邮件系统,部署在云端。与其它邮件系统不同的是,微邮可以直观的看到收件人是否了阅读邮件,并把回复邮件整合到一起,还能对遗漏事宜进行追加,无需再次发送邮件,解决了邮件通知不到位、不及时、信息散乱等问题。

    化繁为简为企业管理做减法

    目前,企业空间以沟通即管理的理念及产品被不同行业应用,用来帮助繁琐的事务及管理做减法。落地到场景,我们来看看企业空间如何给上面提到的新人入职这一场景做减法的吧。

    通过微邮,HR将公司的各项规章制度以及员工的岗位职责、注意事项等记录在文库中,以方便新人快速全面的了解公司制度文化,同时也减少了HR的重复工作量。同时,微邮将邮件以及所有回复集中在一起,类似于微博的形式,便于查阅,同时HR可以实时关注收件人是否已经查阅邮件,以便对于没有阅读的人员及时提醒;对于邮件过程中出现的问题以及新人培训,可以直接发起群组讨论,或通过嘟嘟通话,召开多方会议进行沟通。

    而刚入职的新人,则可以通过微邮以及浏览企业微信群组、公告、文库中过去公司所发布的一些消息,快速的了解公司。新人可以通过在空间发言,活跃在公司视野中,加速新人在公司的认知度,而空间的粉丝关注,则能让新人快速的熟悉认识公司的新同事,通过私信、话题、投票、点赞等互动,快速的融入到群体中;另一方面,HR可以关注新人在空间的发言,随时了解新人的工作状态以便及时调整,并可以通过发起话题,让新人了解相关岗位的工作内容和以往出现的问题,有效的帮助新人进入工作状态。

    企业空间的价值不只是新人入职的减负,也不止于HR部门,渗透到企业各个部门,以沟通为标点,为企业管理做减法,甚至改变企业的管理方式。

编 辑:初夏
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