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如何设置OA系统收文类型及收文登记查看方式

2017年11月3日 11:23  CCTIME飞象网  

 在OA办公系统中,可以做到不同类别的收文,专人负责专人处理吗?在查看收文登记时,可以只查看自己负责的收文类别的公文吗?

可以使用华天动力OA系统的“收文类型”以及“收文登记查看方式”的功能。

在收文管理收文设置收文类型维护中可以建立多个收文类型,每个收文类型可以指定哪些人负责管理,建立此收文类型可以实现在收文登记中不同类别的公文专人负责专人处理。此收文类型同模板中的“收文类型”宏控件组合使用,在收文类型中所建立的类型应用在收文模板收文类型宏控件的显示值中,收文登记时对应收文类型的使用人员可以进行相应类型的选择,并且所登记的公文可以在收文登记画面中按照收文类型进行检索查询。

收文登记的查看方式分为三种:只查看自己发起的收文单、查看全部收文单、根据收文单类型进行查看。此处的三种方式选择都是指可以在收文登记画面中默认看到哪些收文单列表,区别在于如果选择了“只查看自己发起的收文单”则只能看到自己登记起草的收文单;如果选择“查看全部收文单”则可以看到全部人员登记的收文单;如果选择“根据收文单类型进行查看”,则只会显示自己所管理的收文类型下的收文单。

收文类型及收文登记查看方式的设置适用于哪种情况?下面我们共同看一下应用场景。

今日,办公室主任刘晓宇转达晨会的工作内容:“今天晨会上,集团领导针对公文的分类问题做了详细的讨论,决定将公文分类进行细化,实现专人负责、专人处理。目前分为党委来文、行政来文、政府来文等类别,信息部已经配合咱们办公室在后台做好了类别的创建和人员的分配,现将工作分配如下:王英(行政秘书)负责党委来文、大勇(后勤秘书)负责行政来文,我负责政府来文。以后再有对应类别的来文则由对应人员负责登记、分发、归档。”

“主任,我们启用了分类后在使用上与之前有什么区别呢?”王英(行政秘书)问。

“启用分类后,在收文登记时收文单模板中增加了收文类别的选择,对应类别的负责人只能选择自己的类别,然后正常登记收文发送即可。在收文登记画面中进行查找时可以按照自己所管辖范围内的收文类别进行检索。”刘晓宇(办公室主任)回复。

“我们之前的收文登记是否还可以看到了?还是说以后只能看到自己所负责类别的收文了?”王大勇(后勤秘书)问。

“关于这个问题,目前先让大家看到自己登记的所有公文,大家在周五下班前做好启用分类之前的公文归档工作,下周开始则由信息部更改收文登记查看方式,变为只能查看自己所负责的收文类别内的公文了。刘晓宇(办公室主任)回复道:“大家还有什么问题?”

“清楚了,主任。”王英(行政秘书)和王大勇(后勤秘书)同时回答。

刘晓宇(办公室主任):“好的,没有问题大家散会工作吧,辛苦。”

那么,华天动力协同OA系统中的收文类型及收文登记查看方式设置功能是如何实现的呢?

第一部分:先说下收文类型的使用方法。

1.我们进入到公文收文收文管理收文设置收文类型维护中。

2.在收文类型维护画面中创建收文类型以及对应的使用人员。如下图点击新建按钮,创建党委来文的收文类型,使用人员为王英(行政秘书),点击“保存”按钮保存。到目前为止收文类型及使用人员创建完毕。

3.接下来我们需要在收文模板中添加收文类型的宏控件。打开收文模板,在适当的位置添加收文类型宏控件如下图所示,填加之后保存模板即可。(注意:新添加的控件不要忘记在流程各个节点中设置读写属性。)

4.下面我们登录下王英(行政秘书)的帐号看下收文类型的用法。进入到收文管理收文登记画面中点击“收文登记”按钮,打开文件处理单。在收文类型中我们可以看到王英(行政秘书)所能使用的收文类型,如:“党委来文”。我们选择此收文类型,其他正常填写发送即可。

5.发送后,我们可见收文登记画面中此单的收文类型列表会有党委来文的字样显示,流程也是正常流转处理的;并且可以按照上面的收文类型进行检索查询,在此可以看到王英(行政秘书)只能负责管理党委来文的类型中的收文。

第二部分:收文登记查看方式的使用方法和展现效果。

1.我们进入到公文收文收文管理收文设置收文登记查看方式中。

2.选择第一种“只查看自己发起的收文单”后保存,然后登录王英(行政秘书)的帐号看下展现效果。

3.如下图为王英(行政秘书)自己发起收文单的默认展示列表。

4.再回到收文登记查看方式设置中,我们看下第二种方式的设置,选择“查看全部收文单”,然后点击“保存”。

5.登录王英(行政秘书)的帐号点击收文登记菜单进入此画面,如下图默认为全体人员登记收文的列表展示。

6.再回到收文登记查看方式设置中,我们看下第三种方式的设置,选择“根据收文类型进行查看”,然后点击“保存”。

7.登录王英(行政秘书)的帐号点击收文登记菜单进入此画面,如下图默认为王英(行政秘书)所使用的收文类型下的收文列表。

在企业日常办公中将公文分类进行细化管理,有利于实现专人负责,专人处理的管理目标,加强公文保密性,确保信息安全性。华天动力协同OA系统的收文类型及收文登记查看方式设置功能,有利于确保不同类型的公文实现分级分类管理,助力企业科学系统管理公文收发。

OA系统下载:http://www.oa8000.com

编 辑:王洪艳
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