首页 | 滚动 | 国内 | 国际 | 运营 | 制造 | 终端 | 监管 | 飞象科技 | 业务 | 技术 | 报告 | 博客 | 特约记者 | 论坛 | 周刊
手机 | 互联网 | IT | 5G | 光通信 | LTE | 云计算 | 三网融合 | 芯片 | 电源 | 虚拟运营商 | 测试 | 移动互联网 | 会展 | 黄页
首页 >> IT >> 正文

OA系统如何实现公文分发和转发的收回功能

2017年9月30日 14:40  CCTIME飞象网  

在OA办公系统中,已经分发或转发的公文可以查看都分发或转发给哪些人了吗?如发现分发或转发发错人了,那么可以将其收回并重新分发或转发吗?收回功能是每个人能看到批阅记录的人都有此权利吗?还是只有分发或转发的人以及监控人员才可收回?

可以使用华天动力协同OA系统的“分发和转发的收回功能”。

分发和转发的收回功能指的是当公文已经进行分发或转发操作了,流程中的人可以在此单批阅记录对应的阅读记录和转发记录页签中查看到分发或转发的人员列表,如出现分发或转发人员错误,则分发人或转发人以及此单的监控人员可以对其进行收回操作并重新分发或转发,被收回的人员在待我阅读或转发查阅中则无法看到此单。

公文分发和转发的收回功能适用于哪种情况?下面我们共同看一下应用场景。

年中了,各公司的工作汇报、总结及集团下半年规划等公文让上传下达的集团办公室秘书王英(行政秘书)忙的焦头烂额。这不,王英(行政秘书)发现集团下达给生产公司下半年的生产规划的公文竟然分发给销售公司了,这可怎么办?王英紧忙打电话向信息部求助。

“您好,姜程(信息部经理),我有个紧急的事情需要您的帮助,集团下发的公文让我分错人了,怎么办?可以收回重新分发吗?”王英(行政秘书)着急的说。

姜程(信息部经理):“您别着急,慢慢来。您现在打开OA,找到分错的公文,然后在批阅记录里面您会看到阅读记录的页签,点收回按钮就会将这个公文从阅读人的帐号中收回,收回之后您再重新分发就可以了。”

王英(行政秘书)赶紧按照姜程(信息部经理)说的步骤操作,果然收回来了,此时王英(行政秘书)心里的石头终于放下了,并说:“多谢您姜程(信息部经理),我刚才担心收不回来,这样我可犯了大错误了,非常感谢您。”同时也将她的疑问说出:“我看这个收回按钮是在批阅记录中的,是不是能看到批阅记录的人都能收回呢?”

“这个分发收回的功能只有分发的人和监控人员可以收回,其他人是不能收回的。”姜程(信息部经理)回答。

“哦,这样我就放心了,怕其他人有此权限也点了收回这样就乱了。”王英(行政秘书)问:“姜程(信息部经理),顺便在请教下转发的记录是否也可收回呢?有些领导会将他们审批的公文转发给他人知晓,有时也会出现转发错人的情况,也经常会问我。”

“也是可以的,转发的收回也是在批阅记录--转发记录的页签中可以看到转发人员列表,需要将谁的收回就点他们后面的收回按钮即可,此功能也是只有转发人员和监控人员才可收回,其他人不能做收回操作。”

王英(行政秘书)感谢的说:“好的,明白了,回头我也‘教教’这些领导们,哈哈。”

那么,华天动力协同OA系统中的公文分发和转发的收回功能是如何实现的呢?

第一部分:分发的收回功能。

1.我们以公文发文为例,先说下分发操作的收回功能。登录到王英(行政秘书)帐号看其待办发文下有标题为“北京金信集团关于安全生产检查与隐患整改制度的意见”的公文,目前的状态是等待王英(行政秘书)分发。

2.打开此公文,点击分发按钮,进行分发操作。这里我们选择分发给王大勇(后勤秘书),然后确定。

3.此时该公文已经分发给王大勇(后勤秘书)了,我们登录王大勇(后勤秘书)的帐号看下发文阅读菜单下的确有王英(行政秘书)分发来的此公文。

4.如果王英(行政秘书)不想分发给王大勇(后勤秘书),想要从王大勇(后勤秘书)的发文阅读中收回此公文,那么应该登录王英(行政秘书)帐号,在经办发文中找到此单,点击查看审批流转记录按钮进入到批阅记录查看画面,在阅读记录页签中我们可见王英(行政秘书)已经分发的人员列表,如王大勇(后勤秘书),点击右上角的“收回”或“删除分发”按钮完成分发收回操作。

其中“收回”和“删除分发”都可以将此公文从阅读人员帐号里收回,区别是“收回”不删除阅读记录信息,“删除分发”删除阅读记录信息。而且能看到阅读记录的人只有分发人和监控人员,流程中的其他人不可收回。

5.收回以后再登录王大勇(后勤秘书)帐号查看发文阅读,王英(行政秘书)分发的公文已经不存在,被收回了。

6.如果王英(行政秘书)需要重新分发,则点开此单重新点击“分发”按钮分发他人即可。

第二部分:转发的收回功能。

1.我们以公文发文为例,再说下转发操作的收回功能。登录到刘晓宇(办公室主任)帐号看其经办发文下有标题为“北京金信集团关于安全生产检查与隐患整改制度的意见”的公文,我们需要将此公文转发给李国天(行政总监)。勾选后点击“转发”按钮,选择李国天(行政总监)后确认即可转发成功。

2.登录李国天(行政总监)的帐号,查看其转发查阅的菜单,我们可以看到此菜单下有刘晓宇(办公室主任)刚刚转发给李国天(行政总监)的公文。

3.如刘晓宇(办公室主任)此时需要收回转发给李国天(行政总监)的公文,则登录刘晓宇(办公室主任)帐号,在经办发文下找到此单,打开后点击查看审批流转记录按钮,进入批阅记录画面。在转发记录页签中我们可以看到转发列表信息,找到接收人李国天(行政总监)一行,点击后面的“收回”按钮即可收回此条转发公文。

此转发收回操作只有转发人和监控人员可以收回,流程中的其他人员均无法收回。

4.收回以后我们再到李国天(行政总监)帐号看下收回的效果。李国天(行政总监)帐号中的转发查阅已经没有此条公文了,已被收回。

5.收回后刘晓宇(办公室主任)如果需要再次转发给他人,还可以点击转发按钮选择他人进行转发操作。

在公文收发模块中,收回功能是一个极小的功能,却也是OA系统中极具人性化的一个功能。华天软件作为国内一线OA系统的老牌厂商,在OA技术和市场调研上均有超过16年的经验,华天动力协同OA系统深度契合企事业单位实际办公需求,推动企事业单位信息化建设,为其提供人性化协同办公解决方案。

OA办公系统:http://www.oa8000.com

编 辑:王洪艳
相关新闻              
 
专家观点
我那时最多是从一个甩手掌柜,变成了一个文化教员。业界老说..
精彩专题
聚焦2017年天翼智能生态博览会
2017年上海MWC——势在人为
聚焦2017年IMT-2020(5G)峰会
聚焦鹰潭移动物联网产业园开园大会
CCTIME推荐
关于我们 | 广告报价 | 联系我们 | 隐私声明 | 本站地图
CCTIME飞象网 CopyRight © 2007-2017 By CCTIME.COM
京ICP备08004280号  电信与信息服务业务经营许可证080234号 京公网安备110105000771号
公司名称: 北京飞象互动文化传媒有限公司
未经书面许可,禁止转载、摘编、复制、镜像