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如何使用OA系统进行承办阅办

2018年1月5日 13:38  CCTIME飞象网  

在OA系统中,有些公文需要各部门办理,如何发送给相关人员并且查看他们办理结果?如果在OA系统中办理人员漏发了某人或是忘记发给哪些人员了,怎么办?如多个部门共同办理此事可在一个办理报告上进行修改吗?领导可以对此报告发表评论吗?某些事情办理时限比较长,办理人迟迟没有反馈是否影响OA系统流程的状态?

可以使用华天动力协同OA系统的“承办阅办”功能。

“承办阅办”的主要作用是根据文件内容以及领导批示意见,组织传阅给相关人员办理,并反馈办理结果。此功能在OA系统动作节点的基本动作中有“承办阅办”选项,选择“承办阅办”的动作节点在审批时会有“送办”按钮,点击“送办”按钮可以选择“承办人”以及“阅办人”两个角色。

阅办人是指组织传阅人,阅办人可在待我审批/待办收文中打开此单,他继承“承办阅办”的权限,可以继续选择“承办人”以及“阅办人”,如无需选择则点击“办理完成”按钮,结束此节点。阅办人的处理情况影响整个流程的状态。

承办人是指接受办理人,承办人需要在我的承办/承办收文中打开此单,点击“办理”按钮,可以选择其他人继续承办,填写承办意见,点击“送所选人办理”,或点击“办理完成”按钮完成办理;在“承办信息查看”中能够查看全部的承办人和承办意见;此处的承办人可以多次进行办理,不受流程状态影响;任何承办人都可以提交或修改承办报告,审批过程中的人员可以对报告查看及评论。

承办阅办权限设置:

承办阅办权限使用:

承办人办理:

办理报告查看:

承办阅办适用于哪种情况?下面我们共同看一下应用场景。

例会上,总经理赵华威提出:“近期,我发现下达给各部门办理的文件,大家都没有进行反馈,大家是遇到什么问题吗?”

关于此事各部门负责人议论纷纷,其中办公室主任刘晓宇先说明了此事:“赵总,我想大家应该是不太清楚在哪里填写反馈内容,所以都没有反馈。”

“哦,是这样。”赵华威(总经理)目光转向姜程(信息部经理):“姜程(信息部经理),麻烦您来给大家说说这块应该怎么用?”

姜程(信息部经理):“好的,领导。一般情况下,咱们的收文是在赵总审批之后到办公室秘书王英节点承办阅办,此时王英(行政秘书)会根据文件内容和领导批示要求,选择相应的阅办人及承办人。如王英(行政秘书)选择了各部门负责人是承办人的话,那么大家需要在收文承办中找到此文,打开后点击“办理”按钮,可以选择其他人继续承办,同时可填写承办意见;如无需选择他人承办,则直接填写承办意见,然后点“办理完成”按钮。办理完成后所有的承办人都可以提交或修改承办报告,审批过程中的人员也可以查看此报告并评论。”

人事部经理刘东问:“有些事情的办理不是一天两天就能结束的,是一个长期的过程,这样的公文如果长时间不处理,流程是不是一直都结束不了?”

姜程(信息部经理):“承办人办理以及结果反馈是不影响审批过程的,他是独立于原审批流程,但是反馈的结果审批过程中的人都是可以看到的。”

采购经理王强问:“在哪里可以查看到哪些人承办此事呢?上面说到每个承办人都可以填写承办意见,这个是在哪里查看呢?”

姜程(信息部经理):“在咱们的收文承办中,有个‘承办信息查看’的按钮,此处就可以看到对应收文单全部的承办人,以及承办意见。”

赵华威(总经理)看各负责人都没有问题了,于是说到:“大家是否都已经清楚如何操作了?如果没有其他的问题,会后都在自己部门普及下如何使用,从下周一开始所有的承办事项必须反馈进度。”

赵华威(总经理):“姜程(信息部经理),您会后也写个说明,分发给全员知晓,并协助下各部门。”

那么,华天动力协同OA系统中的承办阅办是如何实现的呢?

第一步:设置方法

1.我们以公文收文为例,首先看下公文收文收文管理收文设置收文动作节点。

2.在收文动作节点画面中可以看到系统默认有承办阅办的动作权限,其基本动作用的是“承办阅办”。之后我们要在收文流程节点上用到这个权限,用来实现传阅和办理工作。

3.接下来进入到收文模板设置中,找到收文模板,如“收文单”,打开此模板的流程图。

4.如下图,在流程的最后一步我们设置的办公室秘书王英“承办阅办”,至此设置结束。

第二步:使用方法

1. 我们先用王大勇(后勤秘书)的帐号登录,进行收文登记,将其发送。按照流程的设置步骤,依次进行审批,直到办公室秘书王英节点承办阅办。

2.登录王英(行政秘书)帐号,在待办收文中打开此单,点击“送办”按钮,弹出承办人及阅办人的人员选择。按照领导的批示要求,要发给人事部、信息部的负责人承办,那么我们就在承办人处选择人事部的刘东(人事部经理)和信息部的姜程(信息部经理);同时为了稍后演示阅办人的效果,我们在阅办人这里选择行政总监李国天作为阅办人。选择完毕后点击“送所选人员办理”将其发送给对应的人员。

3.下面我们先看下阅办人李国天(行政总监)的使用效果:登录李国天(行政总监)的帐号,同样也是在待办收文中找到此单,并打开。此时我们可以看到同办公室秘书王英(承办阅办权限)有一样的“送办”按钮,点开“送办”以后也可以选择承办人以及阅办人。此刻的阅办人李国天(行政总监)如果还想继续选择相应的阅办和承办人员则在选择之后点击“送所选人员办理”即可发送相应人员;如果没有人员选择可直接点击“办理完成”按钮,结束自己的作为阅办人角色的处理。

4. 下面我们点击“办理完成”按钮,结束此人处理。由于李国天(行政总监)是最后一个阅办人,处理完成后流程结束。

5.接下来我们再来看下承办人的使用效果:登录承办人之一的姜程(信息部经理)帐号,在承办收文中找到此单,并打开。点击“办理”按钮,弹出人员选择窗口。在此处可以再次选择承办人,并填写承办意见。如姜程(信息部经理)需要娄军(财务经理)同他一同办理,则可以在承办人处选择娄军(财务经理),并写明承办意见,点击“送所选人员办理”即可。

6.我们再登录娄军(财务经理)的帐号看下效果:同样也是在承办收文中找到此单并打开,其处理方式同姜程(信息部经理)一样,所有承办人处理方式同理。

7.所有的承办人还可以在“承办信息查看”中查看全部承办人名单,以及已经办理的承办人列表和承办意见。

8.在工作办理完成后,所有承办人还可以对此项工作编辑“承办报告”。

9. 同时审批过程中的人员,比如总经理赵华威,还可以查看此报告并给予评论。如下图,赵华威(总经理)在经办收文中找到此单,点开“查看批阅记录”,在承办信息页面中可以看到相应的承办人和承办意见,点击“查看承办报告”按钮,可以查看承办人填写的报告内容,并可对其进行评论回复。

通过华天动力协同OA系统的承办阅办功能,企业员工便可以根据文件内容以及领导批示意见,组织传阅给相关人员办理,并反馈办理结果,从而完善办公流程,提高办公效率,实现企业高效的协同办公目标。

编 辑:孙秀杰
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