精细化管理正成为现代企业管理的选择，包含规范化、精细化、个性化三个层面。这种管理理念也渗透到差旅管理领域，在企业对成本、效率更加敏感的当下，企业对差旅管理也提出了精细化的要求。国内领先的差旅管理方案提供商鲸力商旅通过将大数据、智能算法应用于差旅管理中，为知名上市科技公司上线智慧化差旅管理方案，让精细化管理深入到企业差旅的每一个环节，营造了降本增效、更具灵活性的差旅管理平台。
项目背景：年年攀升的差旅费用
本次上线客户是已上市的中国高科技企业，总部设在北京，在成都、广州、上海、杭州、南京等地设有分支机构和研发中心，作为中国重点软件企业，提供的软件方案和服务涉及IP、VoIP、宽带、无线等技术领域。该公司的差旅支出月均百万，主要差旅管控方式为员工在OA系统提交出差申请，员工到指定代理商预订机票酒店，代理商和公司结算。此外，员工出差城市补助、交通等费用均需要员工先行垫付，完成出差后整理发票提交给行政处理报销。全部预订行为均为员工自助预订，经常出现机票全价预订、紧急预订、多订等现象，差旅费用居高不下，报销集中且效率低下。
由于预订渠道多样，大多时候客户只能事后审视出差数据，公司领导和财务缺乏有效的手段管控年年攀升的差旅费用。所以公司希望能够有一个线上平台，能够一次性解决机票、火车票及酒店、租车的预订和垫资，并按照企业的各项差旅制度限制员工的预订行为，在员工超标时重新触发审批。
经过差旅解决方案的招标，客户选择了鲸力商旅。鲸力商旅基于一站式差旅平台，通过审批对接、订单对接、对账对接等开发，在客户OA系统基础上进行少量定制开发后，为该客户实现了一站式差旅预订和精细化费用管控。
鲸力商旅带来精细化预算管控
在充分了解客户差旅需求后，鲸力商旅提出了一整套差旅政策方案，通过差旅政策配置、审批流管理、供应商管理、报销管理、费用及预算管理、数据报表等产品模块的完善，不仅满足员工一站式预订、差旅经理管控公司差旅制度执行、领导根据差旅报告调整出差计划等需求，还实现了客户原有差旅代理商和鲸力平台推荐的供应商同台竞价的功能，进一步完善了供应链。
鲸力商旅从以下多层面的实施为客户带来了精细化管控：
1、个性化差旅标准实现预算合理化
鲸力商旅差旅咨询服务团队充分了解企业差旅制度后，帮助客户实现了差旅预算标准的优化。客户原有一套差旅标准基于岗位级别、城市来制定出差预算，鲸力商旅基于大数据与智能算法，依据出差时间、城市、城区，对接多家供应商实时价格，为员工出差提供个性化预算标准(即“鲸准预算”)。员工每次出差预算更加合理，避免淡旺季价格弹性大、员工预订超标等问题。员工实际出行消费金额若低于标准，企业在行程结束后给予员工一定比例的节省奖励，激发员工主动节省的意识，达到企业和员工双赢的效果。
2、打通审批、预订、报销流程形成完整数据报告
通过鲸力商旅云平台和客户OA系统的对接，员工在完成审批后，可跳转到鲸力平台即时预订或行程完成后提交票据报销，预订单和票据和出差申请相关联，基本实现了无纸化办公，所有审批流程实现在线处理、相关票据关联查看。所有员工都能实现随时随地预订和票据报销，财务和管理人员可获得多维度的数据报告，作为差旅管理优化的依据。
3、建设供应链提供最优资源
鲸力平台为客户接入原有供应商，并推荐了鲸力平台其他优质供应商资源，使员工预订时能得到最优资源。鲸力还定期将员工的预订偏好、竞价排名、服务质量呈现到企业差旅报告中，作为客户年度审查差旅供应商的重要依据。
此外，鲸力还提供了保险、租车等其它差旅产品的在线预订，实现了企业小交通及相关差旅支出的企业支付统一结算，满足了企业差旅透明化的深层需求。
基于以上实施，通过几个月的使用，该企业客户差旅支出费用同比减低约11%，员工紧急预订率(当天预订)同比下降38%。客户机票、酒店、火车票、租车等差旅支出仅需要和鲸力平台统一结算，大大减轻财务人员的工作量。每月鲸力商旅向客户管理层和差旅经理提供的差旅报告，数据完整，分析维度多样，辅助企业管理决策，受到客户好评，并推广到客户的下属子公司和关联企业。客户由于采取了“鲸准预算”，已向员工发放节省奖励约40000余元，逐渐建立了员工主动节约差旅费用的风气。鲸力商旅倡导打造的精细化差旅管理并非是对于企业管理和员工出行的僵化束缚，而是通过大数据、深度学习等技术的应用，为客户带来智能化的科学管理方法，真正实现“在员工出行体验与企业成本中找到最佳平衡”的智慧化差旅管理。
