屈安狄
对现代企业而言，员工才是最宝贵的资产，是企业提升核心竞争力的关键。对员工关怀备至将有助于提升其满意度和积极性，更好地为客户提供优质服务。为此，企业除了让员工的知识得到扩展、技能得到提升之外，还应在自然灾害、疫情爆发等突发事件的情形下，充分保障员工的权益和安全。
针对突发事件构建员工关爱体系
为了及时有效地应对突发事件，企业应该为所有员工制定一个关爱体系。业务经理应当知晓紧急情况下与员工的沟通方式以及核心话术。企业还需要定期进行演习或者场景模拟，并根据结果来回顾、修正与改善这套体系。
应对突发事件，企业有必要在内部设立一个危机管理团队，针对在外出差的员工遭遇突发事件做出迅速响应。这个团队要有能力协调相应关键部门，使相关部门能够快速达成一致。管理团队还应当包含各个职责明确的内外责任人，如差旅管理、企业安全、人力资源和法务等内部人员，以及旅行管理公司和风险管控供应商等外部人员。
除此之外，企业应当设立紧急联系方式，并确保通信线路畅通。无论是在公司办公还是出差在外，员工都能在突发事件发生时，通过紧急联系方式联系到公司。如果事件影响到整个办公场所，那么企业应当配备双向的信息传递工具，自动推送事件警示，确保员工在抵达办公场所前收到推送。
与员工保持联系，随时随地提供支持
中国商旅人士格外关注个人安全问题。人们对时政动态和地区不安全因素更加敏感，会尽量减少存在风险的出差。SAP Concur近期一项包含对500名中国商旅人士的调研报告显示，在过去一年内，43%的受访者将自身安全视为差旅中的首要考虑因素;因行程中的不安全因素，45%的受访者会主动减少部分行程。因此，个人安全作为员工差旅的头等大事，也应该是企业关注的重中之重。
为了有效地关爱差旅员工，企业应当实时确认员工所在位置，预测当地的相关风险，在员工需要时第一时间提供紧急协助，实现随时随地响应。这些都可以通过一个高效的员工风险管理和安全沟通解决方案来实现。
在员工数量众多的情况下，具有前瞻性的大型企业还可聘请全球健康、安全和旅行支援服务供应商，以提供医疗支持和其他诸如员工海外撤离/运送服务等。当面临突发情况，企业安全部门或差旅部门出现不堪重负的情况时，服务供应商可以起到关键的支持作用。
如果突发事件的态势较为严重，面临限制旅行等问题，企业内部差旅系统应快速响应做出政策更新，并保证人力资源部和管理层能清晰直观地看到员工的实时状态。数字化完善的企业，其差旅系统还可预测出差地的风险指数，对员工是否能前往该地区进行评估。对于那些已经身在差旅途中的员工，企业应当制定明确的政策，为其提供安全的指导。
目前，SAP Concur的移动应用程序可以为企业差旅员工提供行前参考，包括某些国家的风险评估报告等，帮助企业和员工了解可能影响差旅的事件，以及对目的地国家的政治、社会和金融状况有一个深入的了解。
建立高效的远程办公系统
由于疫情导致所有员工在家办公，公司仍然可以采取措施以确保员工的工作不受影响，例如制定综合的生产计划、部署远程通讯系统、安排定期线上打卡，以及其他各种方便员工在家办公的措施等。
如今，大多数家庭都接入了宽带网络，若企业主动承担相关通讯工具及费用，将极大鼓励员工的积极性并提高在家办公效率。利用先进的数字化费用管理系统，企业能实现账单和收据的全程电子化报销，免去员工的后顾之忧，让他们乐于运用自己的设备在家办公。
智慧费用管理解决方案在提升员工体验方面至关重要。如果公司无法帮助员工解决沟通和协作难题，就会降低员工的工作效率，进而影响公司业绩。SAP Concur提供从差旅申请到费用报销的一整套规范流程，能指导员工做出正确的选择，人工智能及机器学习技术对交易信息100%审核，帮助企业做出风险评估和预测，更将潜移默化地提高企业合规文化。此外，SAP Concur的手机移动应用，也为员工远程办公的报销提供了灵活性，优化员工体验，提升公司凝聚力。
*作者系SAP Concur亚太地区及大中华区高级副总裁兼总经理屈安狄
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